Privacyverklaring

CATAPA vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. CATAPA vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als CATAPA vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:

CATAPA vzw
Kon. Maria Hendrikaplein 5/401
9000 Gent
info@catapa.be

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom

Uw persoonsgegevens worden door CATAPA vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Voor vrijwilligers:

  • het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …);
  • het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader;
  • het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers.

Voor het algemene publiek:

  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van CATAPA vzw;
  • het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
  • M.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer)
  • Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen, interesses aangegeven in contactformulier specifiek voor vrijwilligerswerk bij CATAPA
  • Handtekening (als onderdeel, deelnemerslijst, kostennota enz.)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.

Verstrekking aan derden:

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem);
  • het verzekeren van onze vrijwilligers;
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen).

Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

CATAPA vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. CATAPA vzw bewaart persoonsgegevens maximaal 5 jaar na laatste gebruik tenzij het omwille van wettelijke doeleinden langer noodzakelijk is.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens CATAPA vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Onze medewerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens:

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL), beter gekend als de privacycommissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

CATAPA vzw kan haar privacy statement wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 20 mei 2018.